9 Bước triển khai Blanced Scorecard – Howard Rohm, David Wilsey, Gail Stout Perry, Dan Montgomery
- Phần I. Giới thiệu “Nó rất phức tạp”
Thưc tế không khó để tạo ra 1 BSC mang tính hàn lâm. Phần khó, cũng là phần tạo nên sự khác biệt đáng kể nhất cho thành công của tổ chức, là là cho toàn thể tổ chức dùng hệ thống hoạch định và quản lý chiến lược 1 cách hiệu quả.
- Nó không phức tạp… nhưng nó cũng không đơn giản
Cách làm truyền thống áp đặt từ trên xuống của CEO sẽ dẫn tới việc triển khai BSC thất bại ở doanh nghiệp. Cần có sự phối hợp, truyền thống của toàn bộ nhân viên từ cấp dưới cùng tới cấp cao nhất cùng tham gia vào.
- Hoạch định và quản lý chiến lược bằng phương pháp 9 bước để thành công
Khung 9 bước để thành công của BSC có sự nhất quán với công trình thẻ điểm cân bằng đầu tiên của Kaplan và Norton, nhưng toàn diện hơ và đáp ứng các tiêu chí thông lệ thực hành tốt nhất do hiệp hội quản lý chiến lược đề ra.
9 bước này tạo ra bánh xe vòng tròn liên tục. Bắt đầu với việc khỏi động chương trình 9 bước tiếp theo là: 1. Khảo sát hiện trạng – 2. Khung chiến lược – 3. Mục tiêu chiến lược – 4. Bản đồ chiến lược – 5. Thước đo kết quả – 6. Sáng kiến hành động – 7. Phân tích kết quả – 8. Phân bổ đồng bộ – 9. Đánh giá thực hiện.
- Phương pháp của BSI
Con đường dẫn đến 1 hệ thống quản lý chiến lược vững mạnh hơn bắt đầu tư chiến lược, là cách thức đưa tổ chức từ hiện trạng đến 1 tương lai mong muốn. Có 14 thành tố chiến lược cần được xây dựng để có thể hình thành và thực thi 1 chiến lược thành công.
Các thành tố chiến lược:
- Tầm nhìn
- Sứ mệnh
- Các giá trị cốt lõi
- Các thách thức và các yếu tố thuận lợi
- Các nhu cầu của khách hàng
- Giá trị đề xuát cho khách hàng
- Các thành tố
- Các thành tố chiến lược và các kết quả chiến lược
- Các mục tiêu chiến lược và diễn giải
- Bản đồ chiến lược
- Các thước đo chiến lược và các chỉ tiêu
- Các hành động chiến lược
- Thẻ điểm của đơn vị kinh doanh và đơn vị hỗ trợ
- Thẻ điểm của nhân viên
- Thu hút tấm lòng và thay đổi tư duy
Sự thay đổi có được từ việc gắn kết những lãnh đạo và nhân viên khác để cùng suy nghĩ thấu đáo về tầm nhìn chung, về chiến lược, hoạt động vận hành, lập ngân sách và sự đồng bộ. Sự phản kháng thường xảy ra khi con người bị bắt phải thay đổi hơn là thấy cần thiết phải thay đổi.
Triển khai BSC cũng cần rất nhiều thời gian để có sự thay đổi rõ ràng, có thể phải mất 2-3 năm sau đó mới nhận thấy được sự thay đổi dù việc triển khai có thể chỉ mất vài tháng. Có 6 thành phần quản lý sự thay đổi:
- Tầm nhìn: có 1 bức tranh chung sống động và dễ hiểu về tương lai.
- Chiến lược có thể thực thi: có lộ trình rõ rang chỉ ra làm cách nào 1 tổ chưc có thể đạt được tầm nhìn đó
- Năng lực: đội ngũ nhân viên có kỹ năng, năng khiếu và khả năng để làm điều đươc yêu cầu
- Khuyến khích: nhân viên có động lực là hay không? Họ thấy hạnh phúc đi thực hiện hay không…
- Các nguồn lực: con người trong tổ chức có công cụ, hệ thống, dữ liệu, tiện ích, vafnhaan sự để làm công việc không?
- Sự khẩn thiết: có sự nhận thức mạnh mẽ rằng phải hành động ngay bây giờ không?
- Phần II. Khoa học và nghệ thuật của việc xây dựng 1 hệ thống thẻ điểm chiến lược
Xây dựng và triển khai 1 hệ thống thẻ điểm chiến lược vừa là 1 nghệ thuật vừa là 1 khoa học. Nghệ thuật là sự sáng kiến và đổi mới của con người được thực hiện thông qua hệ thống quản lý giúp tập trung vào những gì quan trọng nhất, giúp thông tin tốt hơn cho việc ra quyết định, và giúp cải thiện hiệu suất vận hành và hiệu quả của tổ chức. Phần khoa học là sự tư duy chiến lược nhằm xây dựng và kết nối các thành tố chiến lược cần thiết vào trong hệ thống tích hợp phục vụ cho việc hoạch định và quản lý 1 cách chiến lược hơn.
14 thành tố được phân ra như hình thành 1 ngôi nhà với các phần từ nóc nhà, các bệ đỡ, móng nhà…
- Khởi xướng chương trình – Hoạch định hành trình
Việc xây dựng và triển khai BSC là 1 hành trình, không phải 1 dự án. Đó là cam kết lâu dài với việc liên tục cải tiến và có thành tích cao, như một cuộc chạy marathon chứ không phải chạy nước rút.
Khởi xướng chương trình: ban giám đốc lên kế hoạch tổng thể cho chương trình. Các lãnh đạo cấp cao cần giữ vững sự cam kết trong suốt quá trình thực hiện hoạt động chuyển đổi này, và qua việc lãnh đạo bằng tấm gương.
- Tạo ra sự ủng hộ và cam kết của lãnh đạo
- Dành nguồn lực cho chương trình này
- Hoạch định chương trình
- Dẫn dắt quy trình xây dựng
- Khởi xuống quy trình quản lý sự thay đổi và truyền thông
- Bước 1: Khảo sát hiện trang – Đánh giá xây dựng sự hiểu biết chung về môi trường của tổ chức
Đây là bước đầu tiên khởi đầu quy trình 9 bước xây dựng BSC. Đánh giá là cách làm bài bản nhằm phát hiện ra tác động, khuynh hướng, cơ hội và đe dọa từ môi trường bên ngoài, và xem xét xem các sản phẩm và dịch vụ của tổ chức đã đáp ứng nhu cầu của khách hàng và các bên có liên quan ra sao và ở mức độ nào.
Quy trình các bước đánh giá gồm 3 bước. Các bước này do các lãnh đạo cao cấp đảm nhiệm và tạo ra sự cam kết cho suốt quá trình xây dựng chiến lược.
- Xem xét lại các yếu tố chiến lược (tầm nhìn, sứ mệnh, các giá trị cốt lõi, các kế hoạch và các phân tích) để đảm bảo sự thỏa đáng. Ma trận kẽ hở chiến lược là tổng kết những yếu tố chiến lược hiện có, có thể đã phù hợp và dùng được ngay, cũng có thể cần phải chỉnh sửa lại.
- Tiến hành rà soát môi trường và khảo sát thị trường. Quy trình bắt đầu bằng việc phân tích bên ngoài và phân tích bên trong. Ma trận SWOT, PESTLE, 5 năng lcạnh tranh của Porter, thường được dùng nhất tại bước này.
- Xây dựng hoặc làm lại cho phù hợp các yếu tố chiến lược tầm cao
- Bước 2: Chiến lược – Chọn một con đường và một kế hoạch
Chiến lược là các chọn lựa định vị được chọn và các hành động được thực hiện để chuyển tổ chức từ tính trạng hiện tại đến tình trạng tương lai mong muốn. Bước chiến lược bao gồm 6 thành phần (nhưng không phải tổ chức nào cũng cần đầy đủ cả 6 thành phần này):
- Tiến hành hoạch định kịch bản: kịch bản là những tập hợp khác nhau về dữ kiện, giả định, khuynh hướng, rủi ro, và những thay đổi có thể xảy ra tạo thành 1 câu chuyện chặt chẽ.
- Xây dựng giá trị đề xuất cho khách hàng
- Xây dựng hồ sơ chiến lược
- Chọn các thành tố của thẻ điểm cân bằng
- Chọn các thành tố chiến lược và kết quả chiến lược tầm cao
- Tích hợp hoạch định quản lý sự thay đổi vào việc xây dựng chiến lược
- Bước 3: Các mục tiêu chiến lược – tạo ra chiến lược có thể thực thi
Chúng được mô tả, lưu hồ sơ, đo đạc và làm cho có thể thực thi thông qua các hành động và quy trình vận hành của hoạt động kinh doanh của tổ chức. Có quá nhiều mục tiêu được đề ra nên mục tiêu chiến lược được xem là DNA của hệ thống BSC. Kết nối các mục tiêu nhằm tạo thành bản đồ chiến lược.
Quy trình của bước này bao gồm các công việc sau:
- Xây dựng các mục tiêu chiến lược cho các thành tố chiến lược
- Tạo ra các mục tiêu chiến lược mức toàn doanh nghiệp từ các mục tiêu của thành tố chiến lược
- Mô tả và lưu hồ sơ các mục tiêu chiến lược
- Xác định những người chịu trách nhiệm cho mục tiêu, vai trò và trách nhiệm của họ.
- Bước 4: Bản đồ chiến lược – hình dung ra việc tạo ra giá trị
1 bản đồ chiến lược là trình bày bằng hình ảnh cách mà các giá trị được tạo cho khách hàng, chủ doanh nghiệp và các bên có liên quan. Nó được hình thành bởi việc liên kết các mục tiêu qua các mối liên hệ nhân quả để chỉ ra các kết quả chiến lược đạt được như thế nào.
Bước bản đồ chiến lược bao gồm 5 cấu phần sau:
- Hiểu được logi của bản đồ chiến lược
- Xây dựng các bản đồ thành tố chiến lược từ các mục tiêu thành tố
- Xây dựng bản đồ chiến lược toàn doanh nghiệp từ các bản đồ thành tố
- Kiểm tra bản đồ chiến lược toàn doanh nghiệp
- Cập nhật các lời diễn giải mục tiêu
- Bước 5: Các thước đo thành tích – đo lường điều có ý nghĩa
Đây là những chỉ số cho thấy sự tiến đến gần 1 két quả mong muốn. Quy trình của các bước các thước đo thành tích gồm 6 thành phần sau:
- Mô tả kết quả dự định
- Hiểu các thước đo có thể thay thế nhau
- Chọn các thước đo đúng cho từng mục tiêu
- Định nghĩa chỉ số phức hợp khi cần
- Lập chỉ tiêu và ngưỡng
- Định nghĩa và lưu hồ sơ các thước đo thành tích đã chọn
- Bước 6: Các hành động chiến lược – san bằng các khoản hut thành tích chiến lược
Các hành động chiến lược làm giảm các khoản hụt thành tích của các mục tiêu chiến lược và giúp đạt được các kết quả chiến lược. Quy trình của bước này gồm 6 thành phần:
- Xác định các hành động chiến lược tiềm năng
- Xây dựng các tiêu chí chọn lựa
- Chọn khung phân cấp xếp hạng ưu tiên
- Xếp hạng theo thứ tự ưu tiên
- Cấp ngân sách và quản lý danh mục các hoạt động chiến lược
- Thực thi
- Bước 6+: Công bố hệ thống thẻ điểm
Đây là bước khởi đầu cho quá trình gắn kết toàn tổ chức vào chiến lược của nó. Mục đích của nó là tạo ra them nhiều người ủng hộ bên trong tổ chức và xây dựng sự liên kết giữa các nhân viên trong việc bắt đầu những suy nghĩ mang tính chiến lược và dùng hệ thống để giúp ra quyết định tốt hơn.
Quy trình của bước công bố hệ thống thẻ điểm bao gồm 4 thành phần sau:
- Viết kế hoạc chiến lược
- Ăn mừng việc xây dựng hệ thống thẻ điểm thành công
- Thông báo kế hoạch tài chính và vận hành với những thông tin chiến lược
- Duy trì sự tập trung chiến lược và văn hóa liên tục cải thiện
- Phần III. Triển khai thẻ điểm
Phần này là thực thi 3 bước còn lại trong 9 bước triển khai BSC.
- Bước 7: Phân tích thành tích – thúc đẩy việc ra quyết định tốt hơn
Phân tích thành tích chuyển đổi dữ liệu thành kiến thức và hiểu biết. Sự phân tích hiệu quả giúp con người ra những quyết định tốt hơn và chúng dẫn đến những kết quả chiến lược đầu ra được cải thiện. Bước này được tập trung vào đo lường và đánh giá thành tích nhằm xác định điều gì làm tốt và điều gì không, sau đó có hành động hiệu chỉnh và trở thành tổ chức thành tích cao.
Quy trình bước này gồm 4 thành phần sau:
- Chọn công cụ tự động hóa phù hợp nhất
- Thu thập và theo dõi thành tích
- Phân tích và rút ra kết luận
- Cải thiện thành tích
- Bước 8: Sự liên kết xuyên suốt gắn kết nhân viên vào chiến lược
Đây là khi tổ chức định ra cấu trúc, quy trình, và hệ thống để hỗ trợ cho chiến lược của tổ chức. 1 tổ chức được gắn kết về chiến lược khi tất cả nhân viên hiểu cái mà tổ chức đang cố gắng hoàn thành, ra những quyết định và hành động dựa trên chiến lược, và liên kết mục đích của phòng ban và cá nhân với các mục đích ở mức cao hơn.
Quy trình của bước liên kết gốm 4 phần:
- Chọn phương pháp tiếp cận cho việc phân tầng
- Tổ chức các nhóm phân tầng
- Liên kết các đơn vị kinh doanh và hỗ trợ với chiến lược của tổ chức
- Liên kết các nhóm và cá nhân với chiến lược của các đơn vị kinh doanh và hỗ trợ
- Bước 9: Đánh giá thực hiện – đánh giá két quả nhằm cải thiện chiến lược
Đánh giá là cơ hội để xem xét và làm mới lại. Bước này đánh giá xem các chiến lược của tổ chức đã hoàn thành những kết quả mong đợi ra sao và hệ thống quản lý chiến lược cảu tổ chức đã cải thiện sự truyền thông, sự liên kết và thành tích như thế nào. Nó đảm bảo rằng hệ thống hoạch định và quản lý chiến lược là năng động và đưa được sự cải thiện liên tục vào trong hoạt động vận hành và quản lý hàng ngày.
Quy trình của bước đánh giá gồm 2 phần sau:
- Đánh giá sự hiệu quả của chiến lược: đây là sự xem xét lại ở mức cao nhăm xác định liệu chiến lược của tổ chức có hiệu quả và được triển khai tốt không.
- Đánh giá sự hiểu quả của hệ thống: xem xét lại toàn bộ hệ thống quản lý thẻ điểm và các thành phần trong đó lam việc với nhau hiệu quả ra sao.
- Duy trì và quản lý với thẻ điểm cân bằng
Duy trì 1 hệ thống BSC bao gồm cấu trúc, quy trình, và thay đổi. Quy trình duy trì và quản lý với thẻ điểm có 3 thành phần sau:
- Thể chế hóa quy trình suy nghĩ chiến lược
- Thay đổi chương trình nghị sự của các cuộc họp quản lý
- Vun trồng văn hóa liên tục cải thiện dẫn đến thành tích cao
