Nhà quản trị thành công – Peter F.Drucker

Nhà quản trị thành công – Peter F.Drucker

Ông được mệnh danh là cha đẻ của ngành quản trị kinh doanh hiện đại. Được coi là 1 trong 4 bậc thầy về quản lý của mọi thời đại. 1 nhà điều hành hiệu quả không nhất thiết phải là nhà lãnh đạo như thuật ngữ hiện hành. Cái khiến họ làm việc trở nên hiệu quả chính là việc tuân thủ 8 quy tắc sau:

• Họ hỏi “cần phải làm gì?”
• Họ luôn tự hỏi “Điều gì là đúng đắn cho tổ chức?”
• Họ xây dựng các kế hoạch hành động
• Họ chịu trách nhiệm về những quyết định
• Họ chịu trách nhiệm liên hệ giao tiếp với người khác
• Họ tập trung vào các cơ hội hơn là vấn đề
• Họ tổ chức các cuộc họp, tranh luận hiệu quả
• Họ suy nghĩ và nói “chúng ta” thay vì “tôi”.

1. Tính hiệu quả có thể học được

Sự thông minh, trí tưởng tượng sáng tạo và kiến thức đều là những nguồn lực quan trọng nhưng khi nó phát huy có hiệu quả thì mới đem lại kết quả.

• Các nhà điều hành hiệu quả phải biết thời gian của họ được sử dụng như thế nào. Họ quản lý nguồn thời gian ít ỏi 1 cách có hệ thống, luôn kiểm soát được thời gian.
• Các nhà điều hành hiệu quả tập trung vào những đóng góp bên ngoài. Họ nên dồn mọi nỗ lực của mình để đạt kết quả chứ không phải chỉ có làm việc. Họ thường khởi đầu bằng câu hỏi: “người ta kỳ vọng kết quả gì ở tôi?” hơn là với công việc cần hoàn thành, hay các kỹ thuật và công cụ.
• Các nhà điều hành hiệu quả làm việc dựa trên các điểm mạnh – điểm mạnh của bản than, của cấp trên, của đồng nghiệp, cấp dưới, điểm mạnh trong các tình huống; tức là họ có thể làm, có thể tận dụng. Họ không đi từ các điểm yếu, không bắt đầu với những việc mà họ không thể làm được.
• Các nhà điều hành hiệu quả phải tập trung vào 1 số các lĩnh vực chính mà có thể tạo ra các kết quả nổi bật nếu họ làm việc tốt. Họ phải tự mình thiết lập các ưu tiên và áp dụng chúng khi ra các quyết định. Họ phải biết rằng họ khong có sự lựa chọn nào khác là làm theo thứ tự hoặc là không làm gì cả.
• Các nhà điều hành phải đưa ra các quyết định hiệu quả. Họ phải biết rằng đây là 1 vấn đề hệ thống – các bước đi đúng đắn theo 1 trình tự đúng. Họ phải biết rằng 1 quyết định hiệu quả luôn luôn được phán đoán dựa trên “các ý kiến bất đồng” chứ không phải là “sự đồng thuận tuyệt đối”. Họ cũng biết rằng việc ra quyết định nhanh chóng sẽ dễ đưa tới sai lầm. Cái cần đạt được là 1 số ít các quyết định căn bản, là 1 chiến lược đúng đắn hơn là 1 chiến lược vụn vặt.

2. Quản lý thời gian

Các nhà điều hành thành công thường không bắt đầu bằng nhiệm vụ của họ mà bằng thời gian của họ. Họ không khởi đầu bằng việc lên kế hoạch mà bằng việc xác định thời gian của họ đang đi về đâu. Sau đó, họ sẽ cố gắng quản lý thời gian của mình và cắt bớt các nhu cầu không cần thiết làm lãng phí thời gian của họ. Cuối cùng, họ sẽ củng cố, hợp nhất quỹ thời gian của họ vào trong các đơn vị liên tục. Quy trình thực hiện gồm 3 bước:

• Ghi chép thời gian – chuẩn đoán việc lãng phí thời gian:
  • Cố gắng xác định và giảm bớt những việc không cần thiết phải làm, thậm chí còn gây lãng phí thời gian mà không tạo ra kết quả gì.
  • Hoạt động nào có thể để cho người khác là mà vẫn hiệu quả tương tự, nếu không muốn nói là tốt hơn?
  • Nhà điều hành lãng phí thời gian của người khác.
• Quản lý thời gian – Cắt giảm những việc lãng phí thời gian:
  • Xác định được sự lãng phí thời gian bắt nguồn từ sự thiếu hệ thống hay thiếu sự sắp xếp, dự đoán.
  • Sự lãng phí thời gian thường bắt nguồn từ việc bố trí thừa nhân viên.
  • Sự trục trặc trong thông tin.
• Phối hợp thời gian:
  • Phải biết kết hợp thời gian làm việc tùy ý. Nghĩa là phải chống lại được sự phân nhỏ của thời gian và dồn nó vào thành 1 khoản thời gian đủ lớn để giải quyết việc hiệu quả nhất tránh bị ngắt quang giữa chừng liên tục.

3. Tôi có thể đóng góp được gì

Nhà điều hành hiệu quả là người tập trung vào sự cống hiến, đóng góp bản than cho tổ chức mình. Anh ta luôn chú ý tới công việc của mình và luôn hướng tới các mục tiêu. Những gì anh ta làm có thể đóng góp nhiều tới hoạt động và các kết quả của tổ chức mà anh ta đang làm việc không. Sự nhấn mạnh của anh ta đó chính là trách nhiệm.

Tập trung vào sự đóng góp khiến cho nhà điều hành không chú ý tới chuyên môn, kỹ năng của mình và bộ phận mình quản lý mà hướng anh ta tới hoạt động của toàn tổ chức. Anh ta phải suy nghĩ về các mối quan hệ, kỹ năng chuyên môn, chức năng của mình hay bộ phận của mình quản lý để có thể phục vụ cho toàn bộ tổ chức và mục đích của tổ chức. Tập trung vào sự đóng góp chính là tính tập trung vào sự hiệu quả của công việc.

4. Biến sức mạnh thành hiệu quả

Con người không thể nào được xây dựng trên những điểm yếu. Để đạt được các kết quả, người ta phải sử dụng tất cả các sức mạnh hiện có, đó là sức mạnh của đồng nghiệp, sức mạnh của đội ngũ lãnh đạo cấp cao, và sức mạnh của chính bản thân mình. Biến sức mạnh thành hiệu quả là mục đích duy nhất của tổ chức. Sức mạnh không thể nào khắc phục được các điểm yếu mà mỗi người trong chúng ta đang có nhưng nó có thể cách ly được những điểm yếu ra khỏi quá trình hoạt động. Nhiệm vụ của tổ chức là sử dụng sức mạnh của từng cá nhân để tạo nên 1 khối sức mạnh tổng hợp cho quá trình hoạt động.

Các nhà điều hành cần cố gắng tìm kiếm, bố trí nhân viên vào đúng việc dựa trên sức mạnh của họ. Có 4 quy tắc bố trí nhân viên phù hợp:

• Nhà điều hành không nên bắt đầu với giả định rằng các công việc được tạo ra bởi tự nhiên hoặc chúa trời. Họ cần phải chắc chắn rằng công việc đã được thiết kế rõ ràng và nếu kinh nghiệm bản than nói rằng không thể tìm được những người tài giỏi để đảm nhiệm nó thì nó là công veiejc bất khả thi và cần thiết kế lại công việc đó.
• Làm cho mỗi công việc trở nên phức tạo và to lớn. Công việc nên đưa ra những thách thức để phát hiện ra những sức mạnh mà 1 người có thể có.
• Họ phải bắt đầu với việc xem người lao động có thể làm được gì chứ không phải là công việc yêu cầu gì. Nghĩa là họ phải suy nghĩ thật kỹ về việc người nào sẽ được chọn cho công việc đó trước khi ra quyết định tuyển dụng.
• Các nhà điều hành thành công đều biết rằng để lấy được sức mạnh, người ta phải từ bỏ những điểm yếu.

Nhà điều hành hiệu quả cũng sẽ biết cách quản lý sức mạnh của cấp trên anh ta. Chỉ có nhà điều hành hiệu quả mới có thể làm được điều này.

Các nhà điều hành hiệu quả thường dẫn đầu từ sức mạnh của mình trong công việc. Họ tạo ra sự hiệu quả từ những gì mà họ có thể làm. Họ biết được cái gì họ không được là và không quá tập trung vào đó và phàn nàn nó. Người khác thì phàn nàn về các hạn chế, yếu kém, trong khi các nhà điều hành hiệu quả vẫn tiếp tục làm và làm, từ đó hạn chế của họ thường nhanh chóng tan biến.

Nếu hoạt động của nhà lãnh đạo càng nhiều thì hoạt động của nhân viên cũng nhiều. Nhà điều hành biết rằng sẽ dẽ dàng tăng hoạt động của 1 nhà điều hành hơn là tăng hoạt động của nhân viên. Do đó, họ sẽ tìm kiếm những người lãnh đạo có sức mạnh, năng lực nổi trội để đảm nhiệm được vị trí lãnh đạo theo đúng tiêu chuẩn đề ra. Nhiệm vụ của nhà điều hành không phải để thay đổi con người mà là nhân đôi năng lực hoạt động của toàn bộ tổ chức bằng cách kết hợp các sức mạnh, sức khỏe, khát khao của mọi cá nhân.

5. Làm việc theo thứ tự ưu tiên

Nếu có 1 “bí mật” về sự hiệu quả trong công việc thì đó là sự tập trung. Các nhà điều hành hiệu quả trước tiên thường làm những công việc được ưu tiên và họ thường chỉ làm 1 việc tại mỗi thời điểm. Để thực hiện được, họ cần phải có tính kỷ luật và tinh thần thép để nói “không” với những ham muốn cá nhân khác.

Nhà điều hành càng muốn biến sức mạnh của mình thành hiệu quả thì họ càng phải biết được rằng họ chỉ nên tập trung vào những sức mạnh mà họ hiện đang có để nắm lấy cơ hội. Đây là cách duy nhất để đạt được kết quả.

Quy tắc đầu tiên của việc tập trng của nhà điều hành là phải vứt bỏ quá khứ mà đã gây cản trở cho sự làm việc hiệu quả. Các nhiệm vụ hữu ích của ngày mai thường tốn nhiều thời gian hơn so với lượng thời gian có sẵn dành cho chúng và thường mang lại nhiều cơ hội hơn cho những người đảm nhiệm việc thực hiện chúng. Do vậy, 1 quyết định cần phải xác định việc nào cần được ưu tiên làm trước và việc nào ít quan trọng hơn.

Sự can đảm chứ không phải việc phân tích tạo ra các quy tắc quan trọng thực sự trong việc xác định những ưu tiên:

• Xác định tương lai, chứ không phải là quá khứ;
• Tập trung vào các cơ hội chứ không phải là vấn đề;
• Chọn hướng đi riêng cho mình chứ không phải đi theo phong trào;
• Tập trung, chú trọng đến những việc mà có thể tạo ra sự khác biệt chứ không phải là những việc “an toàn” và dễ làm.

6. Các yếu tố của việc đưa ra quyết định

Việc ra quyết định là 1 trong số những nhiệm vụ của nhà điều hành. Nó thường xuyên xảy ra và chiếm 1 nhần nhỏ quỹ thời gian của họ. Các nhà điều hành hiệu quả thường không đưa ra nhiều các quyết định lớn mà họ chỉ tập trung vào cái nào quan trọng. Họ luôn suy nghĩ về những việc mang tính chất chiến lược và tổng quát chứ không phải là việc ‘giải quyết các vấn đề”.

Tất cả họ đều giải quyết vấn đề theo mức độ hiểu biết cao nhất. Họ cố gắng suy nghĩ xem quyết định sẽ bao gồm những nội dung gì và sau đó cố gắng phát triển 1 nguyên tắc để giải quyết chúng. Các quyết định của họ đều mang tính chiến lược chứ không phải là việc chỉ đáp ứng đến những nhu cầu cụ thể tại thời điểm đó.

Các yếu tố của quá trình ra quyết định:

• Theo thực tế, rõ ràng rằng các vấn đề thường rất chung chung và chỉ có thể được giải quyết thông qua việc ra quyết định theo nguyên tắc, quy luật;
• Việc định nghĩa về các tiêu chuẩn để trả lời cho các vấn đề đó đã được đáp ứng, đó chính là ‘các điều kiện theo phạm vi”;
• Việc suy nghĩ xem cái nào “đúng” là việc tìm ra cách giải quyết đúng đắn nhất trước khi có ý định thỏa hiệp, điều chỉnh và nhượng bộ để cho quyết định đó được chấp nhận;
• Đề ra các hành động thực hiện trong các quyết định;
• “Sự phản hồi” để thử nghiệm tính hợp lệ và hiệu quả của các quyết định đối với tình hình thực tế.

7. Các quyết đinh hiệu quả

1 quyết định là 1 lời phán đoán. Đó là 1 sự lựa chọn giữa 2 phương án chứ hiếm khi nào là sự lựa chọn giữa cái đúng và cái sai. Thông thường đó là sự lựa chọn giữa cái “gần đúng” và cái “có khả năng sai”, nhưng nhiều khả năng hơn đó là sự lựa chọn giữa 2 quá trình hành động mà trong đó không có cái nào là gần đúng hơn cái kia.

Mặc dù chúng ta đều nói rằng cần bắt đầu từ thực tế. Nhưng trong thực tiễn moi người bắt đầu với 1 quan điểm. Và nếu phải đi tìm hiểu thực tế họ sẽ tìm kiếm các thông tin để phù hợp với quan điểm của họ.

Các nhà quản lý hoạt động càng sớm ra các quyết định liên quan tới những phán đoán về rủi ro đặc biệt hay sự không chắc chắn thì sẽ càng mau chóng khắc phục được những điểm yếu cơ bản của tổ chức mình. Những điểm yếu đó là việc thiếu sự đào tạo và kiểm tra những ngườ ở vị trí cấp cao, người đưa ra các quyết định.

Kết luận

Cuốn sách này tập trung vào 2 giả thuyết:

• Công việc của nhà điều hàn phải hiệu quả;
• Sự hiệu quả có thể học được.

Nhà điều hành được trả tiền cho sự hiệu quả trong công việc của mình. Họ phải đưa lại hiệu quả cho tổ chức mà họ đang làm việc. Sự hiệu quả có thể học hỏi và tự rút ra từ việc thực hiện 1 quy trình.

• Đầu tiên, nhà điều hành cần ghi chép lại thời gian đang trôi qua như thế nào. Việc phân tích thời gian của nhà điều hành và xóa bỏ đi những việc lãng phí thời gian vô ích sẽ là yêu cầu cần phải có.
• Bước tiếp theo yêu cầu nhà điều hành phải tập trung tầm nhìn của mình vào sự đóng góp, công hiến từ quy trình cho tới nhận thức, từ sự làm việc máy móc tới việc phải phân tích vấn đề và từ sự hiệu quả tới việc quan tâm tới các kết quả.
• Thứ ba, biến các sức mạnh thành hiệu quả về cơ bản là 1 thái độ được thể hiện qua hành vi. Nó cơ bản là tôn trọng con người, các lợi ích của 1 người cũng như của những người khác.
• Thứ tư, biết những việc ưu tiên sẽ được làm trước, hiểu được thời gian của mình.
• Thứ năm, quyết định hiệu quả.